Cómo facturar siendo autónomo: requisitos legales y plantillas

Cómo facturar siendo autónomo: requisitos legales y plantillas

Introducción

Como autónomo en España, la facturación no es simplemente un trámite administrativo más: es una obligación legal que forma parte de tus responsabilidades fiscales. Emitir facturas correctas es fundamental para mantener una buena relación con tus clientes, demostrar ingresos ante Hacienda y evitar sanciones que podrían perjudicar gravemente tu negocio. La realidad es que muchos autónomos cometen errores en sus facturas sin saberlo, lo que puede acarrear problemas legales y económicos.

En esta guía completa te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la facturación como autónomo en España: desde los datos obligatorios que debe incluir cada factura hasta cómo aplicar correctamente el IVA y las retenciones de IRPF. También te mostraremos las herramientas disponibles y las mejores prácticas para organizar tu contabilidad de forma eficiente y conforme a la ley.

¿Qué es una factura y por qué los autónomos deben facturar?

Una factura es un documento que registra una transacción comercial entre tú (proveedor de servicios o productos) y tu cliente. Actúa como comprobante de venta y es imprescindible para documentar tus ingresos ante la Administración Tributaria.

Como autónomo, estás obligado a emitir factura en los siguientes casos:

- Venta de bienes o prestación de servicios a otras empresas o profesionales (B2B) - Prestación de servicios a consumidores finales (B2C), excepto en circunstancias muy específicas - Trabajos o servicios realizados para administraciones públicas - Operaciones sujetas a IVA de forma general

La facturación correcta es esencial porque:

- Permite deducir el IVA soportado en tus compras - Documenta tus ingresos para Hacienda - Facilita la contabilidad y la declaración de impuestos - Proporciona seguridad legal tanto a ti como a tus clientes - Es obligatoria por ley; su incumplimiento puede acarrear sanciones

Datos obligatorios que debe incluir una factura

Para que una factura sea válida legalmente en España, debe contener obligatoriamente los siguientes datos:

Datos del emisor (autónomo)

- Nombre o razón social completa - Número de identificación fiscal (NIF) - Domicilio completo - Número de teléfono y correo electrónico (recomendado)

Datos de la factura

- Número de factura secuencial: Debe ser único y consecutivo. Ejemplo: FAC-001, FAC-002, etc. - Fecha de emisión: Día, mes y año de la factura - Fecha de operación: En caso de diferir de la emisión

Datos del cliente

- Nombre o razón social - NIF o número de identificación equivalente (si es un cliente en el extranjero, su número de identificación fiscal en su país) - Domicilio completo (es obligatorio en facturas superiores a 300 euros)

Descripción de la operación

- Descripción clara de los bienes o servicios prestados - Cantidad y unidad de medida (si aplica) - Precio unitario - Base imponible (subtotal sin IVA)

Información sobre impuestos

- Tipo de IVA aplicable: 21%, 10%, 5% o 0%, según el producto o servicio - Cuota de IVA: Cantidad de IVA a cobrar - Base imponible por cada tipo de IVA: Si aplican varios tipos

Totales

- Importe total sin IVA - Importe total con IVA (total a pagar)

Información adicional

- Número de cuenta bancaria (IBAN) o información de pago, si se desea facilitar el pago - Condiciones de pago (a 30 días, al momento, etc.) - Notas o referencias especiales

Nota importante: Si tu cliente está en el extranjero (fuera de la UE) o es una administración pública, pueden existir requisitos adicionales o modificaciones en estos datos.

Tipos de IVA y cómo aplicarlos correctamente

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es uno de los aspectos más críticos de la facturación. Como autónomo, debes aplicar el tipo correcto según el bien o servicio que proporciones.

Tipos de IVA en España

IVA General: 21% Aplicable a la mayoría de bienes y servicios: consultoría, asesoramiento, reparaciones, comercio, hostelería, etc.

IVA Reducido: 10% Aplicable a alimentos no básicos, transporte de pasajeros, alojamiento en hostelería, venta de libros y periódicos, entradas a espectáculos, y otros.

IVA Súper Reducido: 5% Aplicable a alimentos básicos (pan, leche, queso), medicamentos, libros y periódicos, servicios educativos, y otros productos de primera necesidad.

IVA 0%: Exención Aplicable a servicios médicos, educación, seguros, exportaciones y otros específicos.

Cómo aplicar el IVA en tu factura

El cálculo es simple:

1. Calcula la base imponible: Precio del bien o servicio sin impuestos 2. Aplica el porcentaje de IVA correspondiente 3. Suma la cuota de IVA a la base imponible

Ejemplo práctico: - Servicio de consultoría: 1.000 euros - IVA a aplicar: 21% (1.000 × 0,21 = 210 euros) - Total factura: 1.000 + 210 = 1.210 euros

Deducción de IVA

Una de las grandes ventajas del IVA es que puedes deducir el IVA que pagaste en tus compras profesionales. Esto significa que si compraste material de oficina por 100 euros (IVA incluido), puedes deducir ese IVA de lo que debes pagar a Hacienda. Para ello, debes conservar las facturas de tus proveedores.

Retenciones de IRPF: qué son y cuándo aplican

La retención de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es otro concepto fundamental en la facturación de autónomos.

¿Qué es una retención de IRPF?

Es un porcentaje del precio de tu factura que tu cliente retiene (no te paga) y lo envía directamente a Hacienda en tu nombre. Aunque inicialmente te beneficia (porque reduces tu deuda tributaria), debes estar atento porque afecta a tu flujo de caja.

¿Quién está obligado a aplicar retenciones?

Administraciones públicas: Retienen el 15% en servicios profesionales y el 7% en suministros y servicios (desde 2024, algunos porcentajes han cambiado)

Empresas privadas: Solo en casos muy específicos. Como regla general, las empresas privadas no retienen IRPF a autónomos, pero existen excepciones en sectores como la construcción o ciertos servicios.

Porcentajes de retención

Los porcentajes más comunes son:

- 15%: Servicios profesionales (abogados, contables, consultores, etc.) - 7%: Suministros y servicios diversos - 19%: Servicios de publicidad y marketing en algunos casos

Ejemplo de factura con retención

- Base imponible: 1.000 euros - IVA (21%): 210 euros - Retención IRPF (15%): 150 euros - Total a recibir: 1.000 + 210 - 150 = 1.060 euros

Importante: La retención se descuenta del total a recibir, pero el cliente paga toda la factura (base + IVA) y luego retiene una parte para Hacienda.

Facturación electrónica: obligatoriedad y cómo hacerla

Desde el 1 de enero de 2024, la facturación electrónica es obligatoria para todas las operaciones con administraciones públicas. Además, es altamente recomendable para cualquier autónomo, ya que facilita la gestión administrativa.

¿Qué es la facturación electrónica?

Es la emisión de facturas en formato digital (XML, PDF firmado, etc.) en lugar de papel. Permite una gestión más eficiente y proporciona trazabilidad total.

Formatos aceptados

- Factura-e: Formato XML estándar español - PDF firmado digitalmente: Cada vez más aceptado - Plataformas especializadas: Software de facturación que genera automáticamente archivos compatibles

Cómo hacer facturación electrónica

Opción 1: Software de facturación online Plataformas como Facturación Online, Holded, Zoho Invoice o similar permiten generar facturas electrónicas automáticamente y almacenarlas en la nube.

Opción 2: A través de Administraciones Públicas Algunas administraciones proporcionan portales específicos (FACe, Plataforma de Facturación Electrónica) donde puedes enviar facturas directamente.

Opción 3: Software contable profesional Programas como Contaplus, Sage o similar incluyen módulos de facturación con capacidad de emitir facturas electrónicas.

Ventajas de la facturación electrónica

- Reducción de errores administrativos - Mejor organización y archivo de documentos - Trazabilidad completa de operaciones - Cumplimiento automático de requisitos legales - Facilita auditorías internas y externas - Mejora la relación con clientes profesionales

Herramientas y plantillas de facturación para autónomos

Software de facturación: opciones disponibles

Soluciones gratuitas o muy económicas:

- LibreOffice Calc: Crea tus propias plantillas de factura en hojas de cálculo - Google Sheets: Alternativa online colaborativa - Facturaplus: Versión básica gratuita con limitaciones - Zoho Invoice: Planes gratuitos para pequeños negocios

Soluciones profesionales (de pago):

- Holded: Facturación + contabilidad integrada. Desde 20 euros/mes - Sage: Líder en software de gestión empresarial - Debitoor/Lunar: Especializado en autónomos y pymes - Contaplus: Clásico español con módulo de facturación - Agora: Software especialmente diseñado para profesionales

Elementos que debe incluir tu plantilla

Si decides crear tu propia plantilla en un procesador de textos o hoja de cálculo, asegúrate de incluir:

- Logotipo y datos de tu empresa - Campos para datos del cliente - Tabla de productos/servicios con columnas: descripción, cantidad, precio unitario, total - Cálculo automático de IVA - Campo de retención IRPF (si aplica) - Información de pago - Número y fecha de factura - Términos y condiciones (opcional pero recomendado)

Recomendaciones prácticas

- Usa un software especializado: Es mucho más eficiente que hojas de cálculo manuales - Automatiza el proceso: Los programas modernos generan facturas en segundos - Integra con tu contabilidad: Busca herramientas que sincronicen facturación con libros contables - Guarda copias de seguridad: Especialmente importante si usas soluciones online - Mantén registros organizados: Crea carpetas por año y cliente

Obligaciones administrativas y plazos importantes

Plazo de emisión

Debes emitir la factura en el momento de la operación o, como máximo, en el mes natural siguiente. Por ejemplo, si realizas un trabajo el 15 de enero, debes facturarlo antes del 28 de febrero.

Conservación de facturas

Plazo: Debes guardar todas tus facturas durante 4 años como mínimo. Esto aplica tanto a facturas emitidas como recibidas.

Formato: Pueden guardarse en papel o digital, pero deben estar en un lugar seguro y ser fácilmente accesibles en caso de inspección.

Declaración de facturas: Declaración de la Renta (IRPf)

Cada año, en tu Declaración de la Renta (IRPF), debes incluir todos tus ingresos facturados. El plazo es generalmente entre abril y junio.

Libro de registro de facturas emitidas

Esta es una obligación especial: debes mantener un registro de todas tus facturas emitidas, con al menos:

- Número de factura - Fecha - Nombre del cliente - Importe total - Tipo de IVA aplicado

Muchos programas de facturación generan este registro automáticamente.

IVA Trimestral

Cada trimestre debes presentar tu declaración de IVA, indicando:

- IVA cobrado a tus clientes - IVA deducible de tus compras - Diferencia a pagar o compensar

Plazos (aproximados): - Trimestre I: Antes del 20 de abril - Trimestre II: Antes del 20 de julio - Trimestre III: Antes del 20 de octubre - Trimestre IV: Antes del 20 de enero

Errores comunes en la facturación y cómo evitarlos

Error 1: Datos incompletos

Problema: Omitir NIF del cliente, domicilio o descripción vaga.

Solución: Usa una lista de verificación antes de emitir cada factura.

Error 2: Aplicar el IVA incorrecto

Problema: Usar el 21% cuando debería ser el 10% o aplicar IVA a servicios exentos.

Solución: Consulta la Agencia Tributaria o usa un software que te ayude a identificar el IVA correcto automáticamente.

Error 3: Numeración no secuencial

Problema: Saltar números de factura o tener lagunas.

Solución: Utiliza un software que controle la secuencia automáticamente.

Error 4: No incluir retenciones

Problema: Olvidar aplicar retenciones cuando son obligatorias (especialmente con administraciones públicas).

Solución: Mantén un registro de clientes que retienen y crea plantillas específicas para ellos.

Error 5: Guardar registros de forma desorganizada

Problema: No poder encontrar facturas cuando las necesitas, especialmente en inspecciones.

Solución: Organiza por año, mes y cliente. Usa un software que almacene electrónicamente todos los documentos.

Error 6: Cambiar el formato de factura constantemente

Problema: Hacer cambios en el diseño o estructura sin consistencia.

Solución: Establece un formato estándar y mantenlo durante todo el año.

Preguntas frecuentes sobre facturación para autónomos

¿Puedo facturar en euros si mi cliente está en el extranjero?

Sí, es totalmente válido. De hecho, es común facturar en euros aunque el cliente esté fuera de la UE. Si quieres cobrar en otra moneda, puedes indicarla en la factura, pero la base imponible y los cálculos de impuestos deben estar en euros. Para cambios de moneda, aplica el tipo de cambio del día de la operación.

¿Qué pasa si emito una factura incorrecta?

Tienes dos opciones:

1. Factura rectificativa (abono): Emites una nueva factura corrigiendo el error. Debe indicar claramente que es un abono o rectificativa y referenciar la factura original. 2. Solicitar devolución de la factura original: El cliente devuelve el documento original y tú emites una nueva correcta.

Esta rectificación debe hacerse antes de completar el trimestre fiscal en el que se emitió la factura original.

¿Tengo que cobrar el IVA exactamente en la factura o puedo negociarlo?

El IVA es un impuesto que debes cobrar y trasladar obligatoriamente a Hacienda. No es negociable. Si tu cliente no quiere pagar el IVA, debes recordarle que es obligatorio por ley. Lo que sí puedes hacer es negociar el precio base (sin IVA), pero el IVA debe sumarse siempre que proceda legalmente.

¿Necesito un programa de facturación o me vale con Excel?

Técnicamente, una factura impresa desde Excel es legal si incluye todos los datos obligatorios. Sin embargo, usar un programa especializado es altamente recomendable porque:

- Garantiza que no olvides datos obligatorios - Automatiza cálculos de IVA y retenciones - Genera reportes para declaraciones de impuestos - Almacena facturas de forma segura - Ahorra tiempo significativamente

Especialmente si tienes más de 10 clientes mensuales, un software te resultará imprescindible.

¿Qué documentación debo guardar además de las facturas?

Debes conservar:

- Facturas emitidas: Copias de todas tus facturas - Facturas recibidas: De tus proveedores (para deducir IVA) - Justificantes de pago: Recibos bancarios, albaranes, etc. - Documentos de compra: Para justificar gastos deducibles - Declaraciones de impuestos: Borradores y confirmaciones - Contabilidad: Libros de ingresos y gastos

Todo esto durante un mínimo de 4 años.

Conclusión

La facturación correcta es uno de los pilares fundamentales para cualquier autónomo que desee operar legalmente en España. Aunque pueda parecer compleja al principio, una vez que comprendas los requisitos básicos (datos obligatorios, aplicación correcta del IVA, retenciones y plazos), el proceso se simplifica enormemente, especialmente si utilizas las herramientas adecuadas.

La inversión en un software de facturación adecuado a tu nivel de actividad no solo te ahorrará horas de trabajo administrativo, sino que también te protegerá contra errores costosos y te facilitará el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Recuerda que Hacienda dispone de sistemas de control avanzados y que los errores en facturación pueden resultar en sanciones significativas. Sin embargo, si mantienes tus facturas bien estructuradas, organizadas y completas, estarás operando en conformidad con la ley y tendrás documentación que respalda tu actividad profesional. Empieza hoy mismo a implementar un sistema de facturación ordenado: tu negocio te lo agradecerá.