Contratar empleados: Guía completa de obligaciones laborales

Contratar empleados: Guía completa de obligaciones laborales

Introducción

Contratar a tu primer empleado es un hito importante en el crecimiento de cualquier empresa. Sin embargo, muchos empresarios se sienten abrumados por la complejidad de las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social que conlleva esta decisión. La realidad es que contratar trabajadores en España implica cumplir con un marco normativo detallado que protege tanto los derechos de los empleados como los intereses empresariales.

Entender correctamente el proceso de contratación, desde la elección del tipo de contrato hasta el cálculo y presentación de nóminas, es fundamental para evitar sanciones, conflictos laborales y problemas administrativos. Esta guía te proporciona toda la información que necesitas para tomar decisiones informadas y cumplir con tus obligaciones como empleador.

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1. Requisitos previos para contratar trabajadores

Antes de firmar cualquier contrato, debes asegurarte de que tu empresa cumple con los requisitos legales básicos:

Documentación empresarial necesaria

- NIF o CIF: Tu número de identificación fiscal debe estar activo en Hacienda - Número de afiliación a la Seguridad Social: Necesario para registrar a los empleados - Cuenta de afiliación laboral: Tramitada ante la Seguridad Social - Inscripción en el Régimen de la Seguridad Social: Según el tipo de actividad empresarial - Acto de nombramiento: Si eres administrador de una sociedad, debe constar en el Registro Mercantil - Cumplimiento de obligaciones fiscales: Estar al día con Hacienda (sin deudas pendientes)

Verificaciones importantes

Antes de contratar, comprueba que:

- Tu empresa está dada de alta como empleadora en la Seguridad Social - Tienes designado un responsable de recursos humanos (puede ser el empresario) - Dispones de un sistema para el registro de jornada laboral (obligatorio desde enero de 2019) - Has evaluado los riesgos laborales de los puestos a ocupar - Tienes una política clara sobre condiciones de trabajo

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2. Tipos de contrato laboral en España

Elegir el tipo de contrato correcto es fundamental, ya que determina derechos, obligaciones y cotizaciones a la Seguridad Social. Los principales tipos son:

Contrato por tiempo indefinido

Es la forma estándar de contratación. Características principales:

- Vigencia: Sin fecha de finalización predeterminada - Protección: Mayor seguridad laboral para el empleado - Cotización a Seguridad Social: Cuota completa (aproximadamente 29,9% de la base de cotización) - Beneficios fiscales: Pueden existir reducciones en cotizaciones según circunstancias (jóvenes, mayores de 45 años, etc.) - Forma: Debe hacerse por escrito obligatoriamente - Costo empresarial: Mayor que contratos temporales debido a la cotización completa

Contrato temporal (de duración determinada)

Permite contratar a trabajadores para tareas específicas o períodos concretos:

- Duración máxima: Generalmente 12 meses prorrogables hasta 24 meses - Cotización: Igual que indefinidos (29,9%) - Requisitos: Debe justificarse en el contrato la causa del carácter temporal - Renovación: Requiere un acuerdo formal entre las partes - Finalización: Termina automáticamente en la fecha establecida - Indemnización: 12 días de salario por año trabajado (si no es por causa de despido disciplinario)

Contrato de prácticas

Diseñado para trabajadores que necesitan adquirir experiencia:

- Duración: Entre 3 y 12 meses - Requisitos: Persona con titulación profesional o académica - Cotización reducida: Aproximadamente 10,3% durante los 3 primeros meses - Salario: Mínimo 60% del salario mínimo interprofesional (SMI) el primer año, 75% el segundo - Finalización: Automática al terminar el período - Limitaciones: No puede ser renovado

Contrato en prácticas

Específico para personas recién licenciadas:

- Duración: 6 a 12 meses - Cotización Social: Reducida al 10,3% - Requisitos: Haber finalizado los estudios en los últimos 5 años - Salario: 60% del SMI el primer año, 75% el segundo (aunque pueden pactar más)

Contrato a tiempo parcial

Para trabajadores que no completan la jornada ordinaria:

- Jornada: Inferior a la pactada en convenio (generalmente menos de 40 horas semanales) - Cotización: Proporcional a las horas trabajadas - Registro: Obligatorio especificar las horas exactas en contrato - Derechos: Los mismos que los trabajadores a tiempo completo (proporcionales) - Flexibilidad: Puede combinarse con otras modalidades temporales

Contrato de formación en alternancia

Combina trabajo con formación reglada:

- Duración: 12 a 36 meses - Requisitos: Persona entre 16 y 30 años - Cotización reducida: Aproximadamente 10,3% - Tiempo de trabajo: Mínimo 75% del tiempo en empresa, máximo 25% en formación - Salario: 60% del SMI el primer año, 75% el segundo, 90% a partir del tercero

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3. Proceso de contratación: pasos esenciales

Paso 1: Búsqueda y selección

Antes de formalizar:

- Publica la oferta (portal empleo, redes sociales, etc.) - Revisa currículos y realiza entrevistas - Verifica referencias laborales si es necesario - Solicita documentación básica (DNI, certificados de antecedentes si aplica) - Realiza pruebas técnicas o de aptitud si procede

Paso 2: Verificación de compatibilidad laboral

- Comprueba que el candidato no está en incompatibilidad con tu empresa - Verifica que cumpla los requisitos legales para el puesto - Si requiere certificados de seguridad o antecedentes, solicita los pertinentes

Paso 3: Formalización del contrato

Documentación obligatoria:

- Contrato por escrito en modelo oficial o personalizado - DNI o documentación de identidad del trabajador - Número de afiliación a la Seguridad Social (si ya lo tiene) - Datos bancarios para nómina - Documentación fiscal (certificado de IRPF)

Información que debe incluir:

- Identificación de las partes (empresa y trabajador) - Tipo de contrato y su causa (si es temporal) - Puesto de trabajo y funciones - Lugar de trabajo - Jornada laboral (horas y distribución) - Salario bruto y neto - Fecha de inicio - Período de prueba (máximo 2 meses en empresa pequeña, 3 en grandes) - Referencias al convenio colectivo aplicable - Condiciones de extinción

Firma y copias:

- El contrato debe ser firmado en original por ambas partes - El trabajador recibe una copia - La empresa conserva otra copia - Una copia debe presentarse en la Inspección de Trabajo en determinados casos

Paso 4: Comunicación a la Seguridad Social

- Presentar el contrato electrónicamente en el modelo oficial (TA.2 para contratos informatizados) - Plazo: Antes del inicio de la actividad laboral - A través del sistema CONTRATA o mediante gestoría - La Seguridad Social asigna un número de afiliación al trabajador

Paso 5: Registro de jornada laboral

- Implementar un sistema de registro de entrada y salida - Obligatorio desde enero de 2019 - Puede ser digital o manual - Conservar registros mínimo 4 años

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4. Obligaciones con la Seguridad Social

Afiliación y alta del trabajador

Responsabilidad del empresario:

- Solicitar el número de afiliación a la Seguridad Social antes de que comience el trabajo - Efectuarla online a través del servicio AFILIA de la Seguridad Social - Plazo máximo: Antes de que inicie la actividad laboral

Información necesaria:

- Datos del trabajador (nombre, apellidos, DNI/NIE) - Puesto de trabajo - Salario - Tipo de contrato - Duración (si es temporal) - Jornada laboral

Cotización a la Seguridad Social

Porcentajes y bases de cotización:

- Base mínima: Actualmente el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), fijado en 1.440 euros mensuales para 2024 - Base máxima: 4.495,30 euros mensuales (2024) - Cuota empresarial: Aproximadamente 29,90% de la base de cotización (varía según sector) - Cuota obrera: Aproximadamente 6,35% de la base (descuenta de nómina del trabajador) - Cotización de accidentes: Añadida según riesgo del puesto (0,60% a 6,40% habitualmente)

Cálculo práctico:

Si un trabajador gana 1.500 euros mensuales:

- Base de cotización: 1.500 euros - Cuota empresarial: 1.500 × 29,90% = 448,50 euros - Cuota obrera (descuento nómina): 1.500 × 6,35% = 95,25 euros - Salario neto para el trabajador: 1.500 - 95,25 = 1.404,75 euros

Presentación de aportaciones

- Periodicidad: Mensualmente - Plazo: Entre los días 1 y 20 del mes siguiente - Sistema: Telemático a través de la Tesorería General de la Seguridad Social - Método de pago: Domiciliación bancaria (obligatoria) - Documentación: Recibos de cotización enviados automáticamente

Inspección y control

- La Seguridad Social realiza controles periódicos - Pueden solicitar documentación e inspeccionar las instalaciones - Incumplimientos: Sanciones de 300 a 10.000 euros (o mayores según gravedad) - Empresarios habituales con cotización incorrecta: Posible cierre empresarial

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5. Cálculo y gestión de nóminas

Estructura de una nómina

Devengos (ingresos):

- Salario base: Cantidad fija mensual - Pagas extraordinarias: Generalmente 2 (Navidad y verano), aunque puede variar por convenio - Complementos de puesto: Diferencias por responsabilidad, turnicidad, etc. - Antigüedad: Si aplica según convenio colectivo - Dietas de desplazamiento: Gastos reembolsables - Bonificaciones: Por productividad u objetivos

Deducciones (descuentos):

- Afiliación a Seguridad Social: 6,35% de la base - IRPF (Impuesto sobre la Renta): Varía entre 2% y 45% según salario - Aportaciones a planes de pensiones: Si las hay - Descuentos por disposición: Autorizados por el trabajador (cuotas sindicales, etc.) - Anticipos de nómina: Adelantos otorgados

Cálculo práctico de nómina

Ejemplo para un empleado con salario de 1.600 euros:

Devengos: - Salario base: 1.600,00 € - Total devengado: 1.600,00 €

Deducciones: - Seguridad Social (6,35%): -101,60 € - IRPF (12%): -192,00 € - Total deducciones: -293,60 €

Líquido a percibir: 1.306,40 €

Coste total para la empresa: - Salario: 1.600,00 € - Cuota empresarial S.S. (29,90%): 478,40 € - Cuota accidentes (1,20%): 19,20 € - Total coste empresarial: 2.097,60 €

Software y herramientas

Opciones disponibles:

- Servicios de gestoría: Profesionales que gestionan nóminas (coste 50-100 € por empleado/mes) - Software de nóminas: Aplicaciones específicas (30-60 € mensuales) - Plataformas online: Servicios cloud integrados (20-50 € mensuales) - Excel o herramientas básicas: Para empresas con 1-2 empleados

Recomendación: Para empresas con más de 3 empleados, es aconsejable contar con asesoramiento profesional.

Obligaciones documentales

- Recibos de nómina: Entregar al trabajador antes del pago - Justificante de pago: Conservar comprobante de cada nómina - Libro de registro: Mantener libro de control de jornada (Excel es válido) - Documentación archivada: Guardar mínimo 4 años - Firma digital: Nóminas pueden ser electrónicas (con firma certificada)

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6. Impuestos y obligaciones fiscales

Retención del IRPF

Obligaciones del empresario:

- Retener el IRPF de cada nómina según tablas publicadas por Hacienda - Los porcentajes varían según salario anual y circunstancias personales del empleado - Ingresar lo retenido en Hacienda mensualmente - Informar al trabajador en el certificado de retenciones

Cálculo:

- Las retenciones se calculan sobre el salario anual estimado - El trabajador declara en la renta anual si debe rectificarse - Tablas publicadas anualmente por la Agencia Tributaria

Declaración de retenciones

- Modelo 347: Declaración anual de operaciones con terceros (si suman más de 3.000 €) - Modelo 300: Presentación de impuestos retenidos (trimestral o mensual) - Declaración de la Renta de Empleados: Informar de datos a través de Hacienda (AÑO + 1)

Impuesto de Sociedades

Si tu empresa es una Sociedad Limitada o Anónima:

- Las cotizaciones empresariales a Seguridad Social son deducibles - Los salarios son gastos deducibles (reducen la base imponible) - Impuesto actual: 25% sobre beneficio empresarial - Declaración anual: Modelo 200 antes del 31 de diciembre

Régimen de Autónomos

Si eres autónomo contratando:

- Las cuotas de Seguridad Social son deducibles en IRPF - Declaración trimestral: Modelo 347 - Declaración anual: Renta (modelo 100) - Cuota mensual S.S.: Aproximadamente 294-360 € (2024, según opción elegida)

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7. Despido y extinción del contrato

Causas de despido legal

Despido por causa justificada (disciplinario):

- Incumplimiento grave o reiterado de obligaciones - Indisciplina o falta grave - Absentismo injustificado - Pérdida de confianza (solo personal directivo) - Agresión física o insultos graves

Requisitos:

- Comunicación escrita y motivada - Aviso previo (generalmente 24-48 horas) - Oportunidad de defensa - Sin indemnización

Despido improcedente:

- Falta de causa válida o procedimiento incorrecto - Indemnización: 45 días de salario por año trabajado (máximo 42 mensualidades) - Opción del trabajador: Readmisión o indemnización

Despido nulo:

- Por discriminación, represalia, embarazo, etc. - Indemnización: 45 días de salario por año - Readmisión obligatoria con salarios de tramitación

Otros tipos de extinción

- Renuncia del trabajador: Presentación de dimisión - Jubilación: Edad legal (actualmente 67 años) - Enfermedad incurable: Incapacidad permanente - Acuerdo mutuo: Pacto entre partes con indemnización voluntaria - Fin de contrato temporal: Automático en fecha pactada

Procedimiento de despido

1. Carta de despido: Formal y documentada 2. Cálculo de finiquito: Últimos salarios + indemnización 3. Entrega de documentación: Certificado de vida laboral, declaración para paro 4. Comunicación a la Inspección de Trabajo: En ciertos casos 5. Depósito de cantidad en depósito judicial: Si se anticipa reclamación

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Preguntas frecuentes sobre contratación de empleados

¿Cuál es el salario mínimo que debo pagar?

El Salario Mínimo Interprofesional (SMI) para 2024 es de 1.440 euros mensuales en 14 pagas. Este es el mínimo legal que debes pagar, independientemente del convenio colectivo. Sin embargo, algunos convenios colectivos establecen salarios mínimos superiores al SMI. Debes consultar el convenio aplicable a tu sector para asegurarte de cumplir con ambos requisitos. El SMI se revaloriza anualmente según decreto del Gobierno.

¿Necesito un contrato escrito o sirve verbal?

El contrato debe ser obligatoriamente por escrito en la mayoría de casos. Las únicas excepciones son los trabajadores a tiempo completo sin período de prueba, aunque es altamente recomendable siempre contar con documentación escrita para evitar conflictos. Un contrato verbal no ofrece protección legal clara a ninguna de las partes. Debes contar con un original firmado por ambas partes y conservar una copia durante 4 años.

¿Cuánto me cuesta contratar a un empleado además de su salario?

Al salario bruto del empleado debes añadir la cotización empresarial a la Seguridad Social, que es aproximadamente el 29,90% del salario más las cotizaciones por accidentes (entre 0,60% y 6,40% según el sector). Por tanto, si pagas 1.500 euros mensuales, tu coste real es de aproximadamente 2.000 euros mensuales. Además, hay costes indirectos como software de nóminas, asesoramiento, formación en prevención de riesgos, etc.

¿Qué sucede si no registro correctamente a un empleado en la Seguridad Social?

No registrar correctamente a un empleado es un incumplimiento grave que puede resultar en sanciones de la Inspección de Trabajo, desde 300 hasta más de 10.000 euros según la gravedad. Además, el trabajador podría reclamar el pago de todas las cotizaciones no ingresadas, y la empresa podría ser responsable del pago de prestaciones de Seguridad Social. Es obligatorio comunicar el alta antes de que el trabajador comience su actividad laboral.

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Conclusión

Contratar empleados es una responsabilidad legal y administrativa que requiere conocimiento detallado de la normativa laboral, fiscal y de Seguridad Social en España. Desde elegir el tipo de contrato más adecuado hasta gestionar correctamente las nóminas y cotizaciones, cada paso es crucial para evitar sanciones, conflictos laborales y problemas administrativos que pueden afectar significativamente a tu empresa.

La buena noticia es que con planificación adecuada y, si es necesario, con apoyo de profesionales (gestoría, asesoría laboral), el proceso se simplifica considerablemente. Lo más importante es cumplir desde el primer momento: registros correctos en Seguridad Social, nóminas bien calculadas, documentación archivada y, sobre todo, trato justo y transparente con tus empleados. Invertir en asesoramiento profesional en los primeros contratos es una inversión que se amortiza rápidamente en tranquilidad y cumplimiento normativo.