Gastos deducibles para autónomos: Lista completa 2025

Gastos deducibles para autónomos: Lista completa 2025

Introducción

Uno de los mayores errores que cometen los autónomos es no aprovechar todas las deducciones fiscales a las que tienen derecho. Cada euro que dejas de deducir es un euro que pagas de más en impuestos. Por eso, conocer exactamente qué gastos puedes restar de tus ingresos es fundamental para optimizar tu declaración de la renta y mejorar tu rentabilidad fiscal.

Como autónomo, la Agencia Tributaria (AEAT) te permite deducir de tu base imponible todos aquellos gastos que hayas realizado de forma necesaria y directa para desarrollar tu actividad profesional. Esto significa que no todos los gastos son deducibles: deben estar justificados, documentados y estar vinculados directamente con tu negocio. En este artículo te presentamos una lista completa y actualizada de los gastos que puedes deducir en 2025, con ejemplos prácticos para que no dejes dinero sobre la mesa.

¿Qué son los gastos deducibles para autónomos?

Los gastos deducibles son aquellos gastos profesionales que realizas en el desarrollo de tu actividad como autónomo y que puedes restar de tus ingresos para reducir tu base imponible en el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

Para que un gasto sea deducible debe cumplir con estos requisitos:

- Estar directamente vinculado con tu actividad profesional: No puedes deducir gastos personales o familiares. - Estar documentado y justificado: Necesitas conservar facturas, recibos o documentos que prueben el gasto. - Ser necesario y proporcional: El gasto debe ser razonable y útil para tu negocio. - Estar contabilizado correctamente: Debe aparecer en tu libro de ingresos y gastos o en tu contabilidad.

En el caso de que tengas obligación de tributar por IVA (es decir, que hayas solicitado el régimen normal de IVA), también podrás deducir el IVA soportado en tus gastos, lo que supone una doble ventaja fiscal.

Gastos de suministros y servicios básicos

Estos son los gastos necesarios para mantener tu negocio en funcionamiento día a día.

Luz, agua, gas e internet

Si trabajas desde casa, solo puedes deducir la parte proporcional del gasto que corresponda a tu actividad profesional. Por ejemplo, si tu casa tiene 100 metros cuadrados y tu oficina ocupa 20 metros cuadrados, puedes deducir el 20% de la factura de luz.

En cambio, si tienes un local o despacho dedicado exclusivamente a tu actividad, el 100% del gasto es deducible:

- Electricidad - Agua - Gas natural - Internet y telefonía fija - Servicio telefónico móvil (la parte proporcional dedicada al negocio)

Requisito: Conserva las facturas de los últimos cuatro años.

Alquiler de local o espacio de trabajo

Si tienes un local, oficina, despacho o espacio de coworking dedicado a tu actividad, el 100% del alquiler es deducible. En el caso de trabajar desde casa, solo la parte proporcional.

Es importante mantener el contrato de arrendamiento como documento justificativo.

Gastos de vehículos y transporte

Este es uno de los apartados donde más dudas surgen entre los autónomos. Las reglas son diferentes dependiendo de cómo hayas adquirido el vehículo.

Vehículos en régimen de amortización

Si eres propietario del vehículo, no puedes deducir su coste íntegro. En su lugar, debes amortizarlo a lo largo de varios años:

- Vehículos de transporte de viajeros: Se amortizan en 8 años (12,5% anual) - Otros vehículos: Se amortizan en 10 años (10% anual) - Vehículos eléctricos: Se amortizan en 8 años, con una deducción adicional del 25% en el año de adquisición si están matriculados a partir del 3 de junio de 2020

Puedes deducir anualmente el porcentaje correspondiente de la amortización.

Gastos de combustible y mantenimiento

Si utilizas tu vehículo para la actividad profesional, puedes deducir:

- Combustible (gasolina, diésel, gas) - Mantenimiento y reparaciones - Cambios de aceite y filtros - Piezas de recambio - Inspecciones técnicas (ITV) - Lavado profesional del vehículo

Importante: Si el vehículo es de uso mixto (personal y profesional), solo puedes deducir la parte proporcional del gasto correspondiente al uso profesional. Es recomendable llevar un registro o diario de viajes para justificar el porcentaje de uso profesional.

Seguros y impuestos del vehículo

- Seguro obligatorio del vehículo (la parte proporcional si es de uso mixto) - Póliza de responsabilidad civil ampliada - Impuesto sobre vehículos (una parte proporcional) - Peajes y estacionamiento en parkings de pago

Gastos de transporte público

Los gastos en transporte público (autobús, metro, tren) para desplazamientos profesionales son deducibles al 100%, siempre que estén documentados.

Gastos de equipos, herramientas y elementos de oficina

Equipos informáticos y tecnológicos

Existe una regla especial para equipos que cuestan menos de 300 euros. Si compras un equipo por un importe inferior a 300 euros (IVA no incluido), puedes deducirlo completamente en el año de adquisición. Si cuesta más de 300 euros, debes amortizarlo:

- Ordenadores, tablets y portátiles: Se amortizan en 4 años (25% anual) - Programas informáticos: Se amortizan en 4 años - Impresoras y escáneres: Se amortizan en 4 años - Teléfonos móviles: Se amortizan en 3 años (33,33% anual)

Límite importante: Existe un límite de deducción para equipos de oficina. Si el coste total anual de equipos (hasta 300 euros) supera ciertos umbrales, solo podrás deducir una cantidad limitada.

Mobiliario de oficina

- Mesas, sillas, armarios y estanterías: Se amortizan en 10 años (10% anual) - Mostrador y elementos de decoración profesional: Se amortizan en 10 años

Útiles y suministros de oficina

Estos gastos son completamente deducibles en el año de compra:

- Papel, tinta y cartuchos de tóner - Bolígrafos, lápices y marcadores - Archivadores y folders - Sobres y material de envío - Etiquetas y adhesivos - Cuadernos y blocs de notas

Gastos de dietas y viajes profesionales

Si tu actividad requiere desplazamientos o viajes, puedes deducir los gastos asociados.

Dietas y alojamiento

- Alojamiento en hotel: La factura íntegra es deducible si está relacionada con un desplazamiento profesional. - Dietas: Si viajas por motivos profesionales, puedes deducir los gastos de comida según los límites establecidos por la AEAT: - Si pernoctas fuera de tu domicilio: 26,67 euros por día (sin necesidad de justificar cada comida individual) - Si no pernoctas: 13,34 euros por día

Para acceder a estas cantidades sin justificación, el desplazamiento debe tener una distancia mínima de 25 kilómetros desde tu domicilio.

Transportes y desplazamientos

- Billetes de avión, tren o autobús - Gastos de taxi o VTC para desplazamientos profesionales - Parking y peajes - Gasolina del vehículo propio

Gastos de formación y especialización

Invertir en tu formación es fundamental para mantenerte competitivo y mejorar tu oferta profesional. Estos gastos son completamente deducibles:

- Cursos de formación profesional - Seminarios y conferencias - Libros y material de estudio - Suscripciones a revistas profesionales - Cursos online especializados - Asistencia a congresos o jornadas profesionales - Tasas de exámenes o certificaciones profesionales

Requisito: Que la formación esté relacionada con tu actividad como autónomo.

Gastos de servicios profesionales

En ocasiones necesitas contratar a otros profesionales para que te ayuden a gestionar tu negocio.

Servicios contables y fiscales

- Honorarios de gestoría o asesoría fiscal - Servicios de contabilidad - Asesoramiento legal - Consultoría empresarial - Auditoría de cuentas

Servicios de marketing y publicidad

- Diseño gráfico y web - Publicidad online y campañas en redes sociales - Creación y mantenimiento de página web - Posicionamiento SEO - Campañas de email marketing - Material publicitario impreso (tarjetas, folletos, carteles)

Otros servicios profesionales

- Limpieza del local de oficina - Seguridad (vigilancia, sistemas de alarma) - Reparaciones y reformas del inmueble - Seguros de responsabilidad civil profesional - Traductor o intérprete para clientes extranjeros

Gastos de seguros y cotizaciones sociales

Seguros profesionales

- Seguro de responsabilidad civil profesional: Cubre los daños que puedas causar a terceros en el desarrollo de tu actividad. - Seguros específicos según tu sector: Por ejemplo, seguros de obra civil, responsabilidad del transportista, etc.

Estos gastos son deducibles al 100%.

Cuota de autónomo

La cuota de cotización a la Seguridad Social no es técnicamente un "gasto deducible", pero tienes otras opciones:

- Si tributa por IRPF, puedes aplicar una deducción en la declaración de la renta del 30% de las cuotas de la Seguridad Social (con un límite de 3.000 euros anuales). - Si tributa por régimen de estimación objetiva (módulos), esta deducción se aplica directamente en el cálculo del módulo.

Gastos de bienes que se transforman o deterioran

Existen ciertos gastos que, por su naturaleza, se consumen o transforman en el proceso de producción o prestación de servicios.

Materia prima y materiales de producción

Si tu negocio implica la producción de bienes, puedes deducir:

- Materias primas - Componentes y piezas - Embalaje y packaging - Etiquetado y marcado

Consumibles profesionales

- Productos químicos (si son necesarios para tu trabajo) - Uniformes y ropa de trabajo - Equipos de protección personal (EPI) - Herramientas que se deterioran rápidamente - Material fungible (consumible) de tu sector

Gastos de cuotas y membresías

Si necesitas pertenecer a organizaciones profesionales o cámaras, los gastos asociados son deducibles:

- Cuota de cámara de comercio - Membresía de asociaciones profesionales - Colegios profesionales obligatorios - Afiliación a sindicatos - Cuotas de plataformas o portales profesionales

Gastos no deducibles: Lo que debes evitar

Tanto por tu obligación legal como por evitar problemas con la AEAT, es importante saber qué NO puedes deducir:

- Gastos personales o familiares: Alimentos para el consumo doméstico, ropa personal, ocio. - Impuestos sobre la renta: IRPF, Impuesto sobre Sociedades, multas y sanciones fiscales. - Gastos de representación: Comidas de ocio, regalos de valor elevado a clientes. - Vehículos de lujo: Existen limitaciones en la deducción de vehículos cuyo precio supere ciertos umbrales. - Gastos de vivienda principal: Si trabajas desde casa, solo puedes deducir la parte proporcional. - Gastos de familiares que no son empleados: Salarios o gastos de familia no declarados como trabajadores. - Donaciones y contribuciones políticas: No se pueden deducir en actividades empresariales.

Documentación y requisitos para deducir gastos

Para poder deducir un gasto, es obligatorio:

Facturas y documentos justificativos

- Facturas o recibos del proveedor - Documentos de pago (transferencias, recibos bancarios, comprobantes de tarjeta) - Contrato o acuerdo de servicios - Justificante de desplazamientos (billetes, tickets, mapas de ruta)

Conservación de documentos

Debe guardar todos los documentos que justifiquen tus gastos durante 4 años desde la fecha del gasto. La AEAT puede solicitar justificación en una inspección tributaria.

Contabilización correcta

- Inscribir el gasto en tu libro de ingresos y gastos con la fecha, descripción y cantidad. - Clasificar el gasto en la categoría correcta. - Asignar correctamente la cuota de IVA soportado (si aplica).

Cambios fiscales para 2025

A partir de 2025, debes tener en cuenta:

- Facturación digital obligatoria: Todos los autónomos deben usar sistemas de facturación digital compatibles con la AEAT. - Límites de deducción actualizados: Los importes de deducción por dietas, equipos y otros conceptos se actualizan anualmente según la inflación. - Mayor control del IVA: La AEAT intensifica los controles sobre la deducción del IVA soportado, especialmente en gastos de difícil justificación.

Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles para autónomos

¿Puedo deducir el gasto de mi teléfono móvil personal?

Sí, pero solo la parte proporcional dedicada a la actividad profesional. Si utilizas el móvil para uso personal y profesional, debes estimar un porcentaje razonable de uso profesional. Por ejemplo, si estimas que utilizas un 60% del tiempo para el negocio, puedes deducir el 60% de la factura. Es recomendable documentar esta proporción de alguna manera para justificarla ante la AEAT si lo solicita.

¿Qué pasa si no tengo factura del gasto?

Sin factura o documento justificativo, no puedes deducir el gasto. La AEAT te pedirá prueba del desembolso. En el caso de gastos muy pequeños (menos de 3 euros) donde no sea posible obtener factura, puedes documentar el gasto de otra manera (extracto bancario, comprobante de tarjeta, etc.). Sin embargo, es mejor obtener siempre una factura formal.

¿Se pueden deducir los gastos de comidas con clientes?

Estos gastos son complicados. No se pueden deducir como "dietas" si no has pernoctado fuera de tu domicilio. Técnicamente, serían "gastos de representación" o "gastos de promoción", y la deducción es limitada y requiere documentación clara de que fue una comida de carácter profesional (con presencia de clientes o proveedores). Es mejor mantener tickets y facturas identificando claramente a los asistentes.

¿Cuál es el límite máximo que puedo deducir por gastos de vehículo?

No existe un límite máximo de deducción por gastos de combustible, mantenimiento o reparaciones. Sin embargo, el vehículo en sí (su compra) se amortiza en 10 años máximo, deduciendo el 10% anual. Además, existe una limitación especial: si el vehículo es de lujo (precio superior a 300.000 euros), solo puedes amortizar 300.000 euros de su coste.

Conclusión

Aprovechar todas las deducciones fiscales a las que tienes derecho como autónomo es una estrategia fundamental para mejorar tu rentabilidad. La clave está en mantener una buena documentación, clasificar correctamente tus gastos y asegurarte de que todos ellos están directamente relacionados con tu actividad profesional.

Recuerda que no se trata solo de deducir cualquier gasto, sino de hacerlo de forma justificada y legal. Una deducción mal hecha o no documentada puede generar problemas con la AEAT y multas importantes. Por eso, es recomendable mantener un sistema de contabilidad claro, guardar todos los documentos justificativos durante los 4 años obligatorios y, si tienes dudas, consultar con un asesor fiscal o gestoría.

Además, recuerda que los gastos deducibles no solo afectan a tu IRPF, sino también al IVA si tienes obligación de tributar por este impuesto. Gestionar correctamente tus gastos es invertir en la salud fiscal de tu negocio. En 2025, asegúrate de revisar esta lista regularmente y de no dejar pasar ninguna deducción que sea válida para tu caso específico.